失敗しない！デジタルホワイトボードの選び方を紹介

「デジタルホワイトボードを導入したいけど、どの機能に注目して選べばいいかわからない」と選び方に迷ってしまう方も多いのではないでしょうか。

デジタルホワイトボードを導入する企業は増えていますが、その中でも本当に必要な機能を見極めるのは難しいですよね。

そこで本記事では、デジタルホワイトボードの主な機能やデジタルホワイトボードを選ぶポイントについて詳しく解説します。

この記事を参考に適切なデジタルホワイトボードを選べば、社内の作業効率が数倍上がり、ムダな業務をぐっと減らせます。

デジタルホワイトボードの主な機能

デジタルホワイトボードの主な機能は、以下のとおりです。

ホワイトボード機能

デジタルホワイトボードでは、その名の通り従来のホワイトボードと同様に「書く」「消す」といったことができます。

デジタルホワイトボードの進化したところは、まず制限がないということです。

従来のホワイトボードでは書くスペースが限られていたので、足りなくなったら書いたものを消さないといけません。

しかし、デジタルホワイトボードでは、書くスペースをノートをめくるように増やすことができます。そのため、会議を中断することなく進められるようになり、アイデアの創出やディスカッションの場面がより盛り上がることでしょう。

また、ホワイトボードは何度でも書いて消せることが特徴ですが、何年も使っているときれいに消えなかったり、インクで服や室内が汚れることでお悩みの方も多いのではないでしょうか。

デジタルホワイトボードは物理的に書き込みをしているわけではないので、ペンツールから消しゴムツールに切り替えるだけでさっと消せて、広範囲を消す時も非常にスムーズです。もちろんインクを使わないので汚れるといったこともありません。

さらに、書いた内容をデータとして保存ができるため、議事録やメモとして活用できる他、前回の会議の続きから始めることが容易です。

わざわざ写真に撮って残したり、手元のPCに書き写す、書き直すといった手間がなくなるので、業務効率化につながります。

Web会議機能

近年では新型コロナウイルスの影響によってリモートワークが広がったことから、インターネットを介して複数の場所から参加できるWeb会議ツールの需要が高まっています。

デジタルホワイトボードはWeb会議ツールに対応していることはもちろん、画面共有やホワイトボードなど、さまざまな機能が備わっているので、遠隔地にいる人たちとただ顔を合わせるだけではなく、オフライン会議と同じような感覚で議論や意見交換をすることができます。

また、Webカメラやマイク、スピーカーが備わっている製品もあるので、周辺機器を揃えなくてもデジタルホワイトボード一つで会議が始められることも魅力です。

画面共有機能

画面共有機能とは、複数の人が同じ画面を見られる機能です。参加者全員が同じ画面を見ながら、デジタルホワイトボード上の情報を共有できます。

たとえば、プレゼン資料や報告書を作成している最中に共有できます。また、画面共有を使えば、他の参加者がどこを指しているか、どの部分に注目しているかがわかりやすくなり、議論がスムーズに進められるでしょう。

画面共有機能を使うと遠隔地にいる参加者や、社外のパートナーや顧客ともリアルタイムで情報を共有できます。また、プレゼンテーションやデモンストレーションをする場合にも、効果的な説明やデモンストレーションが可能です。

デジタルホワイトボードの選び方

デジタルホワイトボードを選ぶポイントは、以下のとおりです。

設置方法で選ぶ

デジタルホワイトボードの設置方法は、「床置き」と「壁掛け」の2種類があります。

床置きはスタンドと合わせて使う方法で、キャスター付きのスタンドであれば、自由に移動することができるため、会議室間の移動や配置換え、掃除などがしやすくなります。

ただし、スタンドの分だけスペースを多くとることや会議室の景観を損ねることがデメリットと言えるでしょう。

一方で壁掛けの場合は、スッキリと見せて部屋を広く使うことができます。その代わり、場所の移動はできず、設置の手間と費用がかかることがデメリットです。壁の強度によっては、補強工事が必要となることもあります。

一つの会議室を主に使っていて、工事の負担よりも見た目を重視したい企業におすすめの設置方法です。

画面の大きさで選ぶ

デジタルホワイトボードの画面の大きさは、55型〜85型のものが一般的です。会議室の大きさや参加人数に合わせて選びましょう。

目安として、5〜6人規模の会議なら小さめ、10人以上が集まる会議なら大きめのものがおすすめです。

画面が大きい方が画面が見やすく、疲れを感じづらいため、利用者に好まれます。Web会議の際も参加者の顔がよく見えるようになり、デジタルホワイトボードの効果を十分に発揮できることでしょう。

ただし、画面が大きいほど高価になるため、予算と使いやすさのバランスを考慮して選ぶことも大切です。

搭載OSで選ぶ

デジタルホワイトボードは搭載されているOSによって、使用できるアプリや機能が異なります。

多くのデジタルホワイトボードにはAndroid OSもしくはWindows OSが搭載されていますが、Google ドキュメントやGoogle スプレッドシートなどGoogle系のアプリケーションをよく使用する企業であれば、Chrome OSを搭載したデジタルホワイトボードがおすすめです。

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ユーザーが必要とするアプリや機能を考慮して、搭載OSを選ぶことをおすすめします。

操作性の良さで選ぶ

デジタルホワイトボードを導入しても社員みんなが操作できなければ、効果的に活用できません。

操作方法が複雑であったり使い方が分かりにくかったりする場合、社員が使わなくなる可能性が高くなります。

導入前にはわかりやすいUI（直感的にわかりやすい画面設計）であるかどうかを十分に検討し、スムーズに操作できるものを選びましょう。使い方に関する情報やサポートが充実している製品を選ぶこともポイントと言えます。

まとめ

今回は、デジタルホワイトボードの選び方について紹介してきました。

デジタルホワイトボードはメーカー毎で機能に大きな違いはないものの、自社に必要な機能が備えられているかを確認して適したものを選ぶことが重要です。

画面の大きさは十分か、利用したいOSは対応しているかなどの選ぶポイントを把握すると、デジタルホワイトボードを選ぶ際に失敗することを防げるでしょう。

デジタルホワイトボードを導入すると、業務効率化につながるメリットがたくさんあります。ぜひ、この記事を参考にして、自社に合ったデジタルホワイトボードを選び、業務改善に役立ててください。